A falta de produtos prejudica a empresa e gera insatisfação para os clientes, enquanto o acumulo de itens no estoque pode ser desnecessário, além de gerar prejuízos e prender o Capital de Giro por tempo indeterminado. Daí a importância de fazer um planejamento de estoque para a sua empresa!
Mas, como fazer isso? Por onde começar? O que usar? A seguir, daremos algumas dicas para auxiliar o controle de estoque!
Faça um inventário e defina o tipo de estoque
Antes de mais nada, é preciso listar quais e quantos itens a empresa já tem no estoque. Esse é o ponto de partida para manter os números atualizados e evitar falhas futuras, então defina apenas um funcionário ou uma equipe para cuidar do inventário.
Depois, é preciso pesquisar e escolher o tipo de estoque a ser utilizado na empresa, como:
- sazonal;
- consignado;
- de contingência;
- de proteção;
- regular;
- de ciclo;
- dropshipping;
- entre outros.
Ah, e atenção: aproveite a etapa do inventário para separar os itens sem giro e realizar promoções.
Cuide do local de armazenamento
O lugar no qual as mercadorias são guardadas também deve fazer parte do planejamento, já que ter espaços destinados a cada item otimiza os processos de separação e de envio, por exemplo, e ainda ajuda a evitar perdas. Como assim?!
Bom, dependendo dos produtos de sua empresa, há requisitos de armazenamento: observar a temperatura e a umidade do ambiente e garantir que haja circulação de ar pode ser fundamental para preservar a qualidade do que está armazenado. O local, sobretudo, deve prezar a organização e a limpeza.
Estabeleça também padrões para receber mercadorias (Quem recebe e confere os itens? Em quais horários recebe?) e movimentá-las.
Delegue responsabilidades
Vale ressaltar que há vários processos que envolvem a controle de estoque. Por isso, definir colaboradores e equipes e delegar responsabilidades são tarefas do gestor que devem ser cumpridas.
Enquanto você cuida da parte de selecionar fornecedores e analisar relatórios, por exemplo, defina funcionários para:
- definir datas de compras e programar pedidos;
- controlar entradas de produtos;
- cadastrar as mercadorias no sistema de gestão;
- armazenar os itens que chegaram;
- fazer o inventário com a descrição dos produtos (cor, tamanho, largura etc.) e a posterior inserção em categorias;
- cuidar das etapas de recebimento de pedidos, seleção e envio;
- registrar dados relacionados ao giro de estoque.
Automatize processos
Já imaginou a facilidade de ter produtos descontados automaticamente do estoque após cada venda ou conseguir verificar rapidamente quais foram os itens mais e menos vendidos do mês ou dos últimos três meses?
Por meio de um software de gestão empresarial, isso é possível! Além de automatizar processos e manter os números do estoque atualizados sem dificuldade, esse sistema gera confiança para o gestor, que pode tomar decisões estratégicas baseadas em dados reais.
Entenda a demanda por meio da análise de relatórios
Lembra que mencionamos no tópico anterior a verificação dos produtos menos ou mais vendidos em determinado período? Pois é, relatórios gerenciais permitem saber o número exato relacionado à saída de produtos. Ou seja, torna possível entender a demanda e se preparar.
Os relatórios de estoque, se bem analisados, otimizam todo o processo de gestão, já que a partir deles é possível definir estoques mínimo e máximo e evitar a falta de produtos para clientes ou compras excessivas que geram prejuízos.
Defina o estoque mínimo e o máximo
Após a análise de quantos produtos foram vendidos em determinado espaço de tempo —baseando-se em um período de, pelo menos, um mês — você já terá uma noção da quantidade suficiente de cada item no estoque.
A fim de definir a quantidade mínima e máxima, leve em conta:
- a procura de clientes;
- o giro de estoque (saída de produtos);
- o preço dos fornecedores para determinadas quantidades;
- a sazonalidade.
Como você pôde perceber, fazer um bom planejamento de estoque para a sua empresa pode dar trabalho, mas vale muito a pena para evitar prejuízos, organizar processos, integrar setores e, claro, garantir a satisfação da clientela.
E não se esqueça: um sistema ERP — com um módulo completo para controle de estoque e emissão de relatórios gerenciais — é muito útil para otimizar a gestão dos itens armazenados.
