Home Office: Como adotar este modelo de trabalho?

Como muitos sabem, o home office é uma alternativa ao trabalho na empresa. Este estilo de trabalho é uma realidade para cada vez mais profissionais em todo o mundo.

No home office é possível que você cumpra suas tarefas com maior conforto e autonomia dentro de sua casa.

Esta alternativa é uma boa para empresas que querem reduzir seus custos e um aumento na eficiência.

Esta modalidade já provou que a independência do escritório é possível.

Atualmente, cada vez mais as pessoas conseguem reconhecer as vantagens desse modelo flexível que faz com que os funcionários se tornem mais satisfeitos trazendo ótimos resultados para a equipe.

Afinal, quem não desejaria poder trabalhar do conforto da sua casa tendo acesso a tudo que quiser?

Se você trabalha ou pretende trabalhar com essa opção, separamos este artigo com coisas que você precisa saber para tornar essa modalidade mais eficiente.

Então, continue esta leitura!

Como controlar o trabalho home office?

Ainda que possua vantagens inigualáveis por estar no conforto do seu lar, o trabalho home office ainda é e continuará sendo um trabalho.

Sendo assim, o trabalho de casa ainda é um desafio. Se você está adotando este estilo de vida, saiba que é preciso ter controle.

O home office não significa necessariamente ser um trabalho sem que se saia de casa. A flexibilidade que esta modalidade oferece é inúmera, então às vezes é até bom ir para outro lugar que não tenha distrações comuns.

O trabalho pode acontecer em um parque, hotel, aeroporto, cafés, enfim. Há uma variedade de opções em que você pode escolher trabalhar.

No entanto, ainda que seja feito em um espaço confortável, o home office não significa que será leve. Muito pelo contrário, ele pode se tornar ainda mais intenso por não ter algumas interrupções típicas que acontecem geralmente no trabalho.

Uma vez que o trabalho remoto não exige o controle da jornada de trabalho, não torna imperativo o pagamento das horas extras feitas.

Sendo assim, como controlar o ponto de home office?

Isso ficará muito a critério da empresa para com seus colaboradores. É possível que haja um acordo de trabalho 100% remoto ou híbrido. O que isso significa?

Significa a divisão da jornada de trabalho semanal entre ser presencial e a distância. Em todo caso, os resultados tendem a se mostrarem positivos.

O que é necessário para implementar um home office?

Para que o home office obtenha sucesso, é necessário que algumas questões sejam avaliadas. Sendo assim, aqui estão algumas dicas para que a implementação do trabalho remoto seja eficiente.

Diagnóstico

Analisar todos os tipos de aspectos legais, necessidades e objetivos do programa de home office em sua empresa é o primeiro passo.

Deve-se analisar também quem pode trabalhar nesta modalidade. Se for implementar o home office em uma área, logo, todos dessa área devem contar com o benefício.

No entanto, ainda será necessário que exista uma conversa e orientação para os profissionais que precisam de uma rotina e processos mais estruturados. Sendo assim, há garantias de que a produtividade da equipe não será prejudicada.

Análise do ambiente de home office

Dependendo do ramo da empresa ou da equipe em questão, pode ser necessário que os colaboradores precisem de equipamentos específicos para que o trabalho não seja afetado por falta de equipamentos, por exemplo, fones, headsets, webcam, monitores, etc.

Há também, para um controle maior das horas trabalhadas, ferramentas como celulares e computadores que não funcionam fora do horário de trabalho. Isso é bom para que se tenha um controle da jornada de trabalho, e também para que o colaborador não passe horas desnecessárias trabalhando em hora extra.

Segurança das informações da empresa

Ainda que o colaborador esteja fora da empresa, ele continuará tendo acesso a informações confidenciais. Além do colaborador, ele poderá estar cercado de outras pessoas.

Sendo assim, deve-se pensar em como recuperar documentos e informações se a relação trabalhista terminar, como proteger o patrimônio da companhia e quais tipos de prevenção usar?

Alinhamento de expectativas

Para que o home office seja implementado e seguido de acordo com as expectativas da empresa, é preciso que antes haja um alinhamento claro de sua política de home office para que seja deixado claro, o que a empresa espera de seus funcionários.

Portanto, a empresa deve definir se será necessário que o colaborador esteja disponível e conectado o tempo todo, ou quanto tempo de almoço ele deverá ter, se será possível se ausentar durante o período de trabalho, explicar quais dias os funcionários poderão fazer uso do benefício do trabalho remoto, entre outras coisas.

Elaboração de uma boa política

Quanto mais detalhada a sua política de trabalho remoto for, mais fácil será solucionar problemas relacionados aos direitos e deveres de um colaborador.

Mesmo que fique extenso, este conjunto de regras e dados será o guia para o melhor funcionamento do benefício dentro da sua corporação.

Supervisão de desempenho

Para que tudo isso seja controlado de forma simples e otimizada, algumas empresas fazem uso de auxílio de softwares durante esse processo de home office. Sem falar nos aplicativos de comunicação instantânea. Uma maneira online, rápida e efetiva.

Falaremos mais sobre este assunto no tópico a seguir.

Sistema para home office: Quais são as melhores opções?

Sabe-se então que o trabalho home office deve ser tão organizado quanto um trabalho presencial, pois qualquer distração ou desorganização, afetará na demanda do trabalho. Dessa forma, há inúmeros aplicativos e sistemas que ajudam com isso.

Muitos deles são grátis, outros pagos.

Slack

O Slack é uma ferramenta de comunicação, no entanto com o passar do tempo, ela se tornou uma ferramenta de colaboração e coordenação de equipes.

Ela pode ser encontrada em versão gratuita sem que haja limites de usuários. A ferramenta apareceu como uma substituta do e-mail. Com ela, você pode fazer chamadas, compartilhar arquivos, entre outras funções.

Todas as notificações serão recebidas em um mesmo ambiente

Trello

A ferramenta Trello é um sistema que organiza e prioriza tarefas.

Com ele, é possível que sejam divididos espaços visuais em etapas para que os progressos sejam organizados e monitorados, assim como as tarefas.

O sistema é bem simples e fácil de compreender, graças as suas funcionalidades de listas, tabelas e fichas.

Ele permite que a visualização do projeto seja visualizada rapidamente

Google Suit

O Google suit é um pacote de aplicações do google como se fosse um kit empresa completo.

Ele pode ser acessado de qualquer navegador e oferece diversos serviços que auxiliam nos negócios, como:

• Gmail
• Agenda permite que você compartilhe sua agenda com as pessoas que você deseja. Vai desde a simples visão “livre/ocupado” até a delegação completa a um colaborador. Permite também a criação de agendas de equipes.
• Google Drive que contém espaço de armazenamento ilimitado e pode compartilhar documentos, arquivos e outras coisas, tanto internamente quanto externamente.
• Você se beneficia de um pacote completo de escritório: apresentação, processamento de texto, folha de cálculo, formulário e desenho.
• Se você quiser ir mais longe, o Google Sites permite que você crie seu site ou intranet em apenas alguns minutos, a partir de modelos. Não é necessário nenhum conhecimento técnico para isso, suas ideias serão suficientes

O google é uma ferramenta muito completa e útil, com infinitas possibilidades de uso que ajudam bastante tanto a empresa como o colaborador na sua gestão.

Pontomais

A Pontomais é um software que trabalha com a marcação de ponto em tempo real oferecendo segurança e praticidade no controle de ponto online dos funcionários.

Aqui a vantagem que se tem é no acompanhamento de ponto, no entendimento dos horários de cada membro da equipe e a realização de fechamento da folha de ponto de maneira prática e intuitiva.

Todoist

A ferramenta ”Todoist” é um aplicativo que auxilia o funcionário na sua organização de tarefas, metas e horário. Desse modo, ele funciona como um planner do dia a dia.

Ele pode ser baixado no celular ou no computador. Assim, o aplicativo permite uma visão geral de tudo o que você tem que fazer no dia e nunca perder o controle de uma tarefa importante.

Ele permite que a adição e organização de tarefas sejam em segundos. Ajuda a criar lembrar dos prazos estabelecidos e na criação de hábito.

Há a possibilidade de compartilhar as tarefas com outras pessoas e delega-las também. O aplicativo avisa quando as pessoas fazem comentários ou finalizam tarefas.

Com mais de 10 aplicativos e plugins, você poderá revisar suas próximas tarefas – e anotar novas – não importa aonde você esteja. Tudo permanece em perfeita sincronia em todos os seus dispositivos.

Conclusão

Sendo assim, o trabalho home office exige muita disciplina, foco e planejamento tanto dos colaboradores quanto da gestão. 

Então é fundamental para o empregador que procura otimizar melhor o tempo de sua empresa, invista em tecnologias para melhora-las. 

Por isso se você está em busca de se aliar as novas tecnologias e procura o melhor meio de fazer isso, sugerimos que confira o site da Appvizer que é um site completo, no qual ajuda profissionais para que encontrem e comparem softwares de RH, diversos ERPs e ferramentas, que tornarão seus negócios mais eficientes. 

Gostou deste artigo? Então deixe seu comentário e compartilhe em suas redes sociais!

Foto de Retha Ferguson no Pexels