Um bom profissional sabe que os eventos corporativos podem trazer dois resultados, ou ele é um sucesso, atrai novos clientes e fideliza os antigos, trazendo grandes resultados, ou acaba sendo eternizado na memória das pessoas pela falta de organização, gerando imagem negativa a empresa responsável pelo evento.
Eventos corporativos, o que são?
Os eventos corporativos são aqueles realizados por empresas ou instituições que em geral tem o objetivo de informar uma novidade ou comemorar algo. Geralmente acontece pelo número de vendas, treinamentos, confraternizações, lançamentos de produtos e etc, sendo que a empresa sempre é o pilar. Existem inúmeros tipos de eventos corporativos, alguns deles são:
Congressos: Acontecem periodicamente, geralmente entre associados ou membros da diretoria, funcionários, gerentes e outros, acontecendo de dois a cinco dias.
Conferências: Esses são aqueles encontros destinados a passar alguma mensagem, nova direção ou algo do tipo, com certo tempo curto de duração.
Workshops: Esses são os eventos que promovem interação entre os palestrantes e os alunos do workshop. Não duram mais de três horas e muitas vezes podem acontecer dentro de algum congresso.
Simpósios: Evento que participam diversos palestrantes, com temas diferentes. Normalmente, o tempo de duração não ultrapassa de duas horas: cada apresentação dura cerca de 15 minutos.
Cursos ou Seminários: Encontro em que determinado tema é desenvolvido de maneira mais aprofundada, no qual quem ministra expõe seu ponto de vista. O tempo de duração pode variar: de horas até meses.
Depois de entender o que é um evento corporativo e quais são seus principais tipos, vamos ver 5 dicas para um evento corporativo de sucesso.
1 – Tenha objetivos claros
Antes de qualquer ação é preciso, para um bom e de sucesso evento corporativo se tenha em mente qual é o objetivo dele e para qual público será. Entender bem se a ideia é lançar um novo produto, se é investir em material informativo, gerar interação ou etc.
O evento corporativo também pode acontecer para melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros, o importante é deixar extremamente claro qual o objetivo antes de pensar em qualquer outro detalhe, assim toda a organização será alinhada ao objetivo e você poderá entender o que é e o que não é viável.
Com o objetivo definido é hora de começar a pensar nos próximos detalhes!
2 – Alie boas ideias ao seu orçamento
Depois de ter alinhado seus objetivos e qual seu público, é hora de pensar em orçamento, por isso você já deve definir a quantidade de participantes.
Se a verba destinada for uma quantia menor de público, além disso tente definir o quanto antes os fornecedores, o que te ajudará a conseguir menores preços.
É preciso ter em mente que se você tem um orçamento apertado, não adianta querer um mega evento que o resultado será negativo.
Tenha os pés nos chãos e se adeque a ideias que caibam no seu orçamento. Pense em inovar, em usar estratégias baratas e surpreender os presentes. Considerando sempre que precisará de verba desde a locação do espaço até para o que os convidados levarão de brinde.
É interessante proporcionar aos clientes experiências imersivas, isso tem trazido grandes resultados, ou seja, possibilitar que o público tenha u contato mais direto com o produto ou procedimento da empresa.
3 – Planejamento
Não se esqueça que é extremamente importante começar a planejar com antecedência. Definir o local que esteja de acordo com a proposta do evento é o primeiro passo.
Depois, é preciso entrar em contato com fornecedores como buffet, locadores de equipamentos de imagem e som, estandes se for o caso, mobiliário e etc.
Não se esqueça de levantar toda a documentação necessária para o evento, como alvarás, licenças e outros para não ter problemas de última hora.
Tenha uma equipe bem preparada e planeje com muito cuidado o check-in e o credenciamento para que no dia do evento dê tudo certo.
“Um bom planejamento sempre é importante para um evento de sucesso, a maioria dos eventos que fracassam ou não atingem seus objetivos, erraram na parte do planejamento.” afirma Michele, especialista em eventos corporativos e CEO de uma agência de eventos em Brasília.
4 – Divulgue o evento para o público alvo
Agora que já está tudo encaminhado, é de extrema importância divulgar o evento para o seu público-alvo, para isso e preciso estudar onde eles se encontram e em qual momento do dia e ai investir pesado nessas ferramentas.
Usar jornais, revistas, sites, redes sociais, panfletos, e-mail marketing, tudo vale, contanto que esteja de acordo com o seu público e os encontre.
5 – Chegou o dia, aproveite o evento e fique atento
Finalmente o grande dia chegou, agora não adianta mais se desesperar, é hora de aproveitar e ficar atento a detalhes de organização, recepção e atendimento.
Garanta sempre que os convidados estão confortáveis e sendo bem atendidos. Assim, é só aguardar os resultados e elogios!
