Todos os negócios, nos dias de hoje, trabalham em um mercado altamente competitivo – o mundo digital proporciona o surgimento de muitas empresas numa proporção maior que a oferta de potenciais consumidores. O resultado: vendas em volumes abaixo do esperado e muitas vezes com uma margem de lucro menor para não perder vendas. Então como devemos fazer para equilibrar a balança e não colocar a saúde da empresa em risco? Olhar para o prato dos custos.
Acompanhar e trabalhar na redução de custos sempre foi um dos pilares para o sucesso de um negócio – apenas faturar não garante a lucratividade, se não soubermos gastar bem.
Por isso, se tornou indispensável com tanta concorrência forçando os preços de venda para baixo. O que era apenas uma tática de emergência em momentos de vendas baixas ou crises econômicas se tornou uma política dentro das organizações: a Gestão de Custos.
Mas o que é a Gestão de Custos?
É um conjunto estruturado de estratégias, análises, ferramentas e métricas destinado a visualizar, controlar, acompanhar e propor soluções para os custos de uma organização.
Uma forte tendência no mundo empresarial atual é ter uma área que atue exclusivamente na gestão de todos os custos; é uma forma bastante eficiente, pois utilizam os mesmos métodos e temos uma uniformidade na forma de olhar os resultados e determinar ações.
No entanto, alguns custos têm um comportamento e demandam um controle específico, e as soluções unificadas acabam não atendendo o que é preciso em termos de dados e análises.
É o que acontece com vários gastos, os melhores exemplos são os Custos de Frete e os Custos de Telecom; e normalmente são gastos que pesam bastante no resultado.
Portanto, merecem um gerenciamento direcionado.
Custo de Telecom: grande vilão nos resultados das empresas
Dentre os muitos custos e despesas que precisamos gerir todos os dias, Telecom é um dos mais pesados e desafiadores. E não faltam motivos.
Onipresença:
Ele está presente em todas as mesas e computadores da empresa, nos aparelhos fixos, móveis e nas redes.
Associado ao crescimento:
O custo de Telecom cresce à medida que os negócios e as estruturas se desenvolvem – e nem sempre na proporção desejada.
Naturalidade:
Ninguém discute a essencialidade dos custos de Telecom para as operações, e isso muitas vezes prejudica a percepção do impacto real nos resultados dos setores e da empresa como um todo.
Grande volume:
Cada funcionário é uma conta de telefone corporativo e muitos ainda usam celular corporativo. Se pensarmos em um setor com quarenta pessoas, é possível imaginar como é trabalhoso acompanhar e rever, principalmente se a empresa não tiver um sistema de gerenciamento de Telecom.
Difícil entendimento:
Essa é a principal reclamação dos gestores – e o motivo para que os custos de Telecom sejam tão negligenciados: os contratos e as faturas são cheios de termos técnicos e poucas empresas têm profissionais com conhecimento da linguagem do setor.
Por esses motivos, os custos de Telecom merecem uma atenção especial e uma gestão especializada.
O que deve estar presente em uma Gestão de Telecom eficiente?
Para que a Gestão de Telecom da sua empresa sejam bem-sucedida, é preciso cumprir alguns princípios.
Profissional qualificado
Invista na contratação ou qualificação do profissional que fará a gestão de Telecom – ou pelo menos a parte operacional para dominar os termos, interpretar os contratos e as faturas. Uma pessoa dedicada – ou com prioridade – na administração será um diferencial importante.
Processos definidos
Controlar os gastos de Telecom exige uma agenda para a gestão dos contratos, o recebimento das faturas, os processos de contestação de cobranças e, principalmente, a análise do consumo dos setores. Ter processos definidos vai ajudar bastante na eficiência.
Ferramenta de gestão
Telecom é um custo complexo demais para pensarmos em controlar através de planilhas; além disso, é preciso receber os dados de consumo e de contratos diretamente nas prestadoras dos serviços e compartilhar os resultados, análises e ações de forma uniforme e segura com os setores.
Uma ferramenta de gestão é fundamental para que toda a complexidade seja centralizada e visualizada igualmente por todos.
Como a Gestão de Telecom pode ajudar a reduzir custos e gerar lucros
Aqui temos uma boa notícia: são muitas as medidas que podemos adotar para conseguir a redução de custos de Telecom e a maioria é de simples implantação.
Vamos falar de algumas:
1 – Implemente um sistema de gestão
Aqui está a base do sucesso da Gestão de Telecom. Com um sistema que compreenda todas as fases da gestão, ganhamos segurança com os processo e eficiência nas decisões.
A dica aqui é buscar um sistema com alta usabilidade, simples e que esteja totalmente alinhado com a linguagem do setor. Receber faturas eletronicamente é uma premissa básica para poupar muito tempo de trabalho manual e controles paralelos.
Um sistema de gestão moderno e eficiente ajudará muito com a segurança dos dados e na assertividade das decisões. E análise de gastos eficiente sempre gera custos menores.
2 – Faça um inventário de ativos de Telecom
Boa parte dos gastos de Telecom não está no consumo: está nos aparelhos fixos, móveis, nas centrais telefônicas e nos equipamentos de rede.
Um bom ponto de partida para reduzir custos com esses ativos é ter visibilidade, e o inventário detalhado dará oportunidade de descobrir:
- Aparelhos ociosos que podem ser remanejados ou vendidos;
- Aparelhos obsoletos que podem ser substituídos por modelos modernos e que possuem recursos que possibilitem economizar;
- Linhas ociosas que podem ser devolvidas para as operadoras ou remanejadas.
Também é importante programar uma regularidade de inventários (semestrais ou anuais) pois os modelos de aparelhos móveis, por exemplo, mudam constantemente e incorporam as novas tecnologias, dentre elas algumas que podem gerar economia.
3 – Identifique o perfil de uso de cada colaborador
Muitas empresas adotam contratos com as operadoras onde há um padrão de consumo único, pensando no ganho, mas isso prejudica de alguma forma: ou estamos pagando demais ou pagando menos do que consumimos e a diferença sai cara nas cobranças extras.
Essa é uma etapa das mais trabalhosas, porém é a que mais rende em redução de custos. A cada perfil revisto, você consegue evitar os excessos e pode renegociar com as prestadoras. E também consegue quais os serviços mais importantes e investir em um bom contrato neles.
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4 – Incentive o uso de tecnologias embarcadas
Hoje em dia um smartphone simples pode trazer uma grande economia com os aplicativos de mensagens e vídeo – Whatsapp, Zoom, Telegram e outros.
O custo do plano de dados é muito inferior ao de plano de voz, sem contar que as franquias normalmente permitem um uso grande sem provocar cobranças extras. Incentivar os colaboradores a usar essas tecnologias pode representar uma economia considerável.
Importante: os aparelhos, depois do inventário, devem ser compatíveis. Investir em novos aparelhos para suportar os aplicativos é um custo, porém a economia de ligações será grande e também haverá a maior vida útil dos aparelhos.
Outro ponto interessante é que podemos reduzir os custos de visitas e viagens a clientes usando aplicativos de vídeo.
5 – O e-mail ajuda a reduzir os custos de voz e dados
Ao contrário do que muitas pessoas pensaram o e-mail não morreu. Está mais vivo do que nunca e ajudando a gastar menos com os planos de dados e voz. Além disso, com os e-mails podemos documentar os assuntos e até usar legalmente, o que não acontece com as ligações e as mensagens e vídeos de aplicativos.
6 – O patrocínio da diretoria para a Gestão de Telecom é essencial
Nada melhor para uma política vingar do que ter o patrocínio dos níveis mais altos da empresa. O ideal é uma comunicação institucional direcionada ao assunto, além de mensagens e identidade visual para os valores da gestão.
7 – Faça auditorias mensais das faturas
Estudos afirmam que 7% das despesas mensais de Telefonia e Dados das empresas são cobranças indevidas das prestadoras de serviço. É um número considerável, que pode ser recuperados as auditorias podem ser o instrumento ideal.
Nesse caso, um sistema de gestão de qualidade tem uma funcionalidade para apontar eletronicamente as distorções – cobranças não previstas ou com valor incorreto – e emitir relatórios para a contestação.
Espero ter ajudado a dimensionar a importância da Gestão de Telecom para reduzir custos tão significativos no dia a dia – e consequentemente gerar lucros!
