Como ganhar tempo em uma reunião de negócios

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As reuniões são necessárias em todos os tipos de negócios, por isso saber planejá-las é o ideal para que o tempo seja bem aproveitado. As reuniões em si não são as que perdem tempo, mas as pessoas que participam delas.

Então, o que pode ser feito? É essencial planejar tudo em detalhes. Primeiro de tudo, deve se perguntar é se convocar uma reunião é realmente apropriado. E como você pode saber? Avalie o objetivo.

Se a reunião for de fato necessária, é hora de organizar todos os passos. Veja a seguir as etapas principais para a preparação de uma reunião:

1.Estabelecer com antecedência os pontos ou tópicos a serem discutidos

Sem pontos estabelecidos para lidar, é muito fácil pular de um tópico para outro em reuniões, fazendo com que ele se espalhe desnecessariamente e perdendo mais tempo. O melhor é ter preparado os pontos que deseja abordar na reunião e os tópicos que não são estritamente necessários para deixá-los para outra ocasião.

2.Compartilhe a agenda e os objetivos

Antes de cada reunião, é necessário enviar aos participantes uma agenda e alguns objetivos. (A menos que seja uma reunião de ritmo cujos temas não tenham mudado desde a última vez que foram enviados).

Deixar claro de antemão qual será o objetivo da reunião, pode ajudar os participantes a se prepararem melhor.

3. Pontualidade

Um dos fatores que podem fazer com que se perda tempo em reuniões são os atrasos, por isso é importante que cada participante programe antes a rota para chegar até o local e evitar transtornos com o trânsito e busca de vagas disponíveis para estacionar.

Caso a reunião não seja realizada na empresa é importante ver um dia antes o estacionamento mais próximo e se precisar de vagas do zona azul digital é ideal ver no mapa as ruas para se localizar sem ter problema no dia da reunião. Não deixe para a última hora, pois a busca por vagas pode gerar grandes atrasos.

Lembre-se que para usar as vagas livres é necessário solicitar pelo aplicativo zona azul.

 

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