Toda empresa possui aqueles documentos que precisam ser armazenados por um longo período de tempo, mas que não são utilizados com frequência. Esse tipo de documento é chamado de arquivo morto.

Embora não seja necessário consultá-los no dia a dia de um negócio, é fundamental guardá-los adequadamente, caso seja preciso recorrer a eles algum dia. Para isso, aprenda como organizar arquivo morto a seguir!

Monte um planejamento eficiente

 

Antes de colocar os arquivos em um local onde não serão acessados, o ideal é que você faça um planejamento a fim de determinar quais documentos podem, de fato, serem armazenados e aqueles que precisam ficar a um curto alcance.

Para isso, um administrador de arquivos pode ser a solução para que nenhum documento se perca durante essa mudança.

Encontre o espaço ideal

 

Muitas empresas ainda contam com documentos físicos, ou seja, em papel impresso. Dessa maneira, é necessário colocar o arquivo morto em um espaço que não atrapalhe a circulação de pessoas do escritório.

No entanto, o mais indicado, atualmente, é a digitalização dos arquivos. Isso porque, além de liberar um espaço que pode ser crucial para a sua empresa, é uma forma de gerenciar arquivos muito mais prática e eficaz.

Aumente a durabilidade do arquivo morto

 

A digitalização dos documentos faz com que o tempo não apague informações importantes, como pode acontecer com papéis impressos.

Uma das maiores vantagens de digitalizar os documentos do arquivo morto é justamente garantir que, caso um dia você precise encontrá-los, esse processo será feito de forma muito mais ágil e você terá a certeza de que estará em perfeito estado.

Essa é uma medida bem simples de ser realizada, desde que você possa contar com um serviço especializado, e agrega mais economia, sustentabilidade, acessibilidade e otimização do tempo na sua empresa.

Mantenha o arquivo morto do seu negócio em ordem e evite transtornos!

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Arquivo morto Como organizar